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Implantación de gestores documentales

¿Alguna vez ha pensado dónde tiene la información su organización? Posiblemente la mayoría se envíe anexada a correos, y la que es básica esté "colgada" en la intranet de la empresa (mantenida por un técnico) o en carpetas compartidas de la red local. En teoría, esto permite que los documentos importantes estén disponibles, pero... ¿es suficiente para hacer los procesos y a los empleados que los desempeñan eficientes y eficaces? Probablemente no.

Si ha detectado en su organización carencias de la gestión documental con síntomas como:

  • Dado un documento, no se sabe dónde está, cual es la última versión, quien lo actualizó o el por qué.
  • Dado un documento, no se sabe cuáles son los demás documentos relacionados.
  • Los documentos muchas veces están en diferentes sitios y frecuentemente están desactualizados.
  • Crear un documento, discutirlo y publicar una versión autorizada no es un proceso rápido.
  • Un empleado que realiza una tarea, no sabe qué documentos pueden serle útiles.
  • Si no está 'el informático', se queda estancada la modificación y 'publicación' de documentos.

Con nuestra ayuda podrá unificar su gestión documental y hacer que sea más fácil compartir, localizar y procesar sus documentos. Esto por si sólo ya aportará a su empresa una mayor eficacia en sus procesos, pero si además decide ir más allá y automatizar éstos mediante aplicaciones a medida o un gestor de procesos BPM, acercará su organización a un modelo de funcionamiento más transparente y de alto rendimiento.

Cynertia les puede ayudar implantando un gestor documental:

  • Le permitirá que cualquiera pueda, autónomamente, editar y publicar los documentos a los que esté autorizado.
  • Ningún documento se perderá. Será fácil localizarlos por su tipo, autor, fecha o contenido o con un buscador.
  • Basado en software de código abierto, es potente y su coste es prácticamente gratuito.
  • Se integrará perfectamente en su intranet, servidor de procesos BPM y portal corporativo de Internet.

Cynertia ha escogido Alfresco como gestor documental estándar basado en código abierto, bajo coste y de primer nivel en cuanto a prestaciones, aunque puede utilizar otro gestor documental si se requiere.